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边采集建档 边归档利用

2019年02月11日作者:毛玉如来源:中国环境报

 

  全国污染源普查涉及范围广,普查对象和内容众多,在普查工作过程中会形成大量的文件、数据、图表、声像等档案资料。这些历史记录是普查工作成果的最终体现,具有十分重要的参考价值和史料价值,不仅可以为污染源普查工作本身的进度考核、质量核查、总结验收、成果发布等提供依据,还可以为生态环境监管与决策提供支撑,为后续的污染源普查及其他普查提供借鉴。

  污染源普查档案具有来源广泛性、形式多样性、数量庞大性、内容保密性和保管主体变更性等特点,使得进一步加强和规范污染源普查档案管理,确保普查档案资料的完整、准确、系统、安全和有效利用的意义更加重要。

  边普查边建设

  第二次全国污染源普查明确将档案工作纳入普查工作规划,与普查工作实行同部署、同管理、同验收,做到任务、时间、人员和经费四落实。在普查工作准备阶段,大多数普查机构都明确了专职档案管理员,设置了专用档案管理室,落实了专用工作经费等,为普查档案整理工作做好准备。

  随着污染源普查工作持续开展,各级普查机构都产生了大量的普查档案,包括管理类的各种文书材料,各类污染源的表册、图册、数据等普查资料,以及普查工作产生的各种财务资料以及声像、实物等。各级普查机构和有关部门都严格按照《污染源普查档案管理办法》有关要求,认真进行整理归档。

  比如,陕西省生态环境厅和省档案局联合制定了《陕西省第二次全国污染源普查档案管理实施细则》,对全省各市、县档案管理工作提出了“齐全完整、规范管理、安全保管、便于利用”等具体要求。陕西省普查办成立了档案组,专门负责各类普查档案资料的管理工作,并聘请省档案局专家全程指导,立足收集、分类、整理、统计、利用等各个环节,及时制定《档案归档范围和保管期限》等8项管理制度,实现了制度的全覆盖和管理的规范性。

  边采集边建档

  污染源普查档案管理工作应当贯穿污染源普查的整个过程,各级普查机构应当对各类普查资料及时进行建档整理,将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,避免造成资料混乱和丢失。

  然而,由于普查工作繁忙,真正做到及时整理的并不多。档案管理人员要加强与普查员和普查指导员的密切配合,深入现场进行档案业务指导,制定详尽的档案资料整理、分类、编目制度,做好污染源普查各阶段形成的文件、报告、报表等系列资料的收集整理,然后对全部普查资料进行认真分类和归档,切实做到齐全完整、分类科学、组卷合理、排列有序、内容准确。

  要建立档案卷级、文件级目录数据库和重要文件全文数据库,全面反映污染源普查工作的实际情况。比如,江西省赣州市普查办整理制定了“可正常采集数据企业报表情况及佐证材料汇总目录”,全市各普查机构统一资料归档标准,提高各项纸质报表和佐证材料的规范性,做到“一企一档、规范完整、逻辑合理、保管有序”。

  边归档边利用

  各级普查机构和有关方面都应该抓紧时间,及时进行各类普查资料的跟踪收集、分类、整理,并严格按照《污染源普查档案管理办法》有关要求进行规范归档。同时,基于档案整理工作,编制普查资料汇编、普查大事记等资料,为后期普查工作检查验收、普查成果总结发布和开发利用等工作做好保障。

  所有档案资料都应该按要求录入生态环境主管部门的档案管理系统,并保证能够被有效检索和利用;一些重要的或常用的档案资料,还应该同时电子化存档,方便查阅、传递和高效利用;对于一些敏感档案资料的使用,应该严格按照有关要求执行;对于普查中获得的能够识别或者推断单个普查对象身份的资料,任何单位和个人不得对外提供、泄露,不得用于普查以外的目的。在档案资料利用过程中,应该按照本部门的档案管理制度要求,严格进行登记备案,确保档案资料安全和有效利用。

  作者系生态环境部第二次全国污染源普查工作办公室综合组(农业组)组长


编辑:李莹

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